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兼职小秘书大PK

兼职类别:兼职经验
当公司企业秘书,能经常接触公司领导,能锻炼办事的综合能力,能获得升迁的机会……种种"好处"吸引着无数人。然而,要当好着实不易,工作琐碎、辛苦不说,如果和老板相处不好,随时都有被"K"的危险。
  一位老板说,"我每天跟秘书在一起的时间,甚至多于自己的太太,好秘书对老板至关重要。"在老板眼中,兼备以下两种类型的才能,才是好秘书:一是影子型秘书,恪尽职守、默默工作、凡事不用老板监督,只有她(他)不在时才会引起老板注意;二是助理型秘书,有能力向老板提供中国文化咨询、充当翻译、会做公关及市场推广工作。
  以下几条是作为一个秘书的基本条件:踏实敬业,讲究实效;有较宽的知识面和办事能力;除了秘书工作需要的专业知识、外语能力和掌握办公自动化设备外,电脑能力要很强;讲究礼仪礼貌,熟悉外事礼节,善于人际交往,情商较高。
  有人总结了秘书工作的十二字要诀:主动工作、彼此信任、办事灵活。
  主动工作
  斌是个秘书,他的老板是一家外贸公司的营业总监。刚进公司的时候,他对如何做好一个营业总监的秘书一片茫然。但他是个聪明人,从进公司的第一天起,就没有把自己定位在一个普通小秘书上,他的假想职位是仅次于总监的总监助理。他一边跟同公司的秘书小姐学习事务性工作,一边注意着总监助理的一举一动,暗暗努力要把助理的那套本事学到手。
  一般的秘书小姐,面对老板时毕恭毕敬、端茶倒水、一丝不苟,老板一出去开会,就放松下来,偷偷做些自己的私事。而斌一空下来,马上就回想最近几天老板交代的事情,自己有哪几件还办得不够好?自己还有哪些方面的不足,需要继续充电?然后利用空闲,与其他公司的秘书小姐交换信息,还打听打听哪里开张了新饭店,哪家五星级宾馆请了新的法国厨师来献技,这些情报在老板应酬客户的时候都是关键,老板宴请是否得法,常常关系到经营上的战略部署。当然斌还要在各行各业建立一些自己的关系,以备不时之需。
  有一天快下班的时候,老板突然把助理叫到跟前说:今晚有朋友来,我请他们到宾馆吃饭,你把这事去办好。但老天故意捉弄人,偏偏这一天宾馆爆满,定不到位子,急得助理不知如何是好,只有向老板如实告知。斌在一旁得知后说:让我来试试。结果,靠着一点小小神通办妥了一切,并得到老板的赞许。这点功夫若不是平时积累,燃眉之际是拿不出来的。
  一次斌跟老板去见合作伙伴,这天老板要和这位伙伴签一个重要的合作合同,斌跟着老板下车的时候,天空中飘起了小雨,他故意放慢脚步,悄悄问司机车上有没有伞,司机说没有,于是斌摸出500元对司机说:请你帮忙立刻到附近买一把名牌伞来,尺寸要大些。等老板签完和约从楼里出来的时候,大雨滂沱,斌紧走几步,从司机手里拿过伞递给老板,老板风度极好地为合作伙伴打起伞,送对方上车,一切漂亮完满,毫不拖泥带水。终于有一天,老板把斌叫到面前,对他说:从下周起,提升你为我的助理,同时担任秘书工作,你一身两职没问题吧!
  与老板一起工作,有两大机会一定要抓住:一是有条件了解公司的业务、老板的思想及许多幕后事情,业务能力会提高很快。二是升迁快,公司职位有空缺时,老板首先会想到值得信赖的秘书,许多高级经理原本都是做秘书的。
  彼此信任
  刚来公司的时候,珍珍只会打字、接电话,英语水平一般,对保险投资业务一窍不通。而现在,除了一般的秘书工作外,珍珍兼做公司的翻译、出纳,对公司的业务很熟悉,是老板名副其实的助手。
  珍珍能有今天,得益于进了小公司。听说,不少大公司分工很细,秘书只能接接电话、打打字。珍珍这儿不同,只要肯干,总有机会做你没做过的事。
  珍珍是个闲不住的人,刚来就把许多人不愿做的事揽了下来,什么擦桌子、扫地,端茶、倒水,从没有觉得这些是分外的事,反正有事干就高兴。珍珍不聪明,但很勤奋。比如接电话,不仅简单地做记录,而是把对方的意图领会很清楚,如果是替老板"传话",也希望不断搞清楚他的工作思路。时间一长,珍珍对公司的情况越来越了解,工作越来越顺手了。
  珍珍说,秘书和老板之间,如果彼此信任,工作中即使出现矛盾也容易解决,反过来则有可能"无事生非"。人都有不高兴的时候,老板也如此。因为秘书对老板工作以外的生活并不了解,偶尔出现小磨擦很自然。比如,某天老板心情不好,他带着秘书和对手谈判,谈判中,秘书发现他用词有误,好意提醒他,老板却不领情,大发雷霆,认为当众伤了他的面子。再比如,秘书为老板约定了到某公司会谈的时间,但因对方没有安排好,让自己的老板空跑了一趟,老板当然很生气,通常会认为是自己的秘书工作没做好。
  要避免这些麻烦,方法只有一个,让老板信任你。平时,秘书要兢兢业业地工作,不管老板在与不在,都一样认真地工作;要让老板了解到,他交办的事,你会不打折扣地完成,这其实表明了你对老板工作能力的信任。老板对秘书信任了,遇事就不会马上怪罪下来,而会多了解了解原因。珍珍很幸运,能与老板彼此信任,工作合作得很愉快。
  去年,政府批准了珍珍的公司在中国经营保险业务,这次只批准了7家,是从世界80多家想在中国发展的同类公司中选出来的,一个国家只允许来一家公司。这是很高的荣誉,成功中有珍珍的努力,珍珍觉得很高兴。
  珍珍在外企当了七年秘书,她的经验是:1.不要忘了你是谁——秘书是老板的助手,任何时候都不要替老板做决定。2.过分亲密使不得——不要以为和老板熟,就能随意向他打听私事;所开的玩笑,不要有损老板的尊严。3.修饰打扮别"过火"——秘书代表着公司的形象,衣饰要典雅大方,牛仔裤与前卫的服装,均不宜进办公室,最稳妥的办法是着职业装,作为女性是化淡妆。
发布时间:2019-03-14 来源:网上兼职岗 关注:
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